Komunikasi Organisasi
Organisasi berasal dari bahasa latin organizare, yang secara harfiah berati
paduan dari bagian-bagian yang satu sama lainnya bergantung. Di antara para
ahli ada yang menyebut paduan sistem, ada juga yang menamakannya sarana.
Korelasi antara ilmu komunikasi dengan organisasi terletak pada peninjauannya
yang terfokus kepada manusia-manusia yang terlibat dalam mencapai organisasi
itu. Ilmu komunikasi mempertanyakan bentuk komunikasi apa yang berlangsung
dalam organisasi, metode dan teknik apa yang digunakan, media apa yang dipakai,
bagaimana prosesnya, faktor-faktor apa yang menghambatnya, dan sebaginya.
Jawaban dari pertanyaan-pertanyaan tersebut adalah untuk bahan telah untuk
selanjutnya menyajikan suatu persepsi komunikasi bagi suatu organisasi tertrntu
berdasarkan jenis organisasi, sifat organisasi, dan lingkup organisasi dengan
memperhitungkan situasi tertentu pada saat komunikasi dilancarkan.
Menurut Wiryanto (dalam Khomsahrial Romli,
2011:2) Komunikasi organisasi adalah pengiriman dan
penerimaan berbagai pesan organisasi di dalam kelompok formal maupun informal dari suatu
organisasi. Komunikasi formal adalah komunikasi yang disetujui
oleh organisasi itu sendiri dan sifatnya berorientasi kepentingan organisasi.
Isinya berupa cara kerja di dalam organisasi, produktivitas, dan berbagai
pekerjaan yang harus dilakukan dalam organisasi. Misalnya: memo, kebijakan,
pernyataan, jumpa pers, dan surat-surat resmi. Adapun komunikasi informal
adalah komunikasi yang disetujui secara sosial. Orientasinya bukan pada organisasi, tetapi lebih
kepada anggotanya secara individual.
Korelasi antara ilmu komunikasi
dengan organisasi terletak pada peninjauannya yang terfokus kepada manusia-manusia yang terlibat
dalam mencapai tujuan organisasi itu. Ilmu komunikasi mempertanyakan bentuk
komunikasi apa yang berlangsung dalam organisasi, metode dan teknik apa yang
dipergunakan, media apa yang dipakai, bagaimana prosesnya, faktor-faktor apa
yang menjadi penghambat, dan sebagainya. Jawaban-jawaban bagi
pertanyaan-pertanyaan tersebut adalah untuk bahan telaah untuk selanjutnya
menyajikan suatu konsepsi komunikasi bagi suatu organisasi tertentu berdasarkan
jenis organisasi, sifat organisasi, dan lingkup organisasi dengan
memperhitungkan situasi tertentu pada saat komunikasi dilancarkan.
Goldhaber (dalam Khomsahrial Romli,
2011:13) memberi definisi komunikasi organisasi adalah proses menciptakan dan
saling menukar pesan dalam satu jaringan hubungan yang saling tergantung satu
sama lain untuk mengatasi lingkungan yang tidak pasti atau selalu berubah-ubah.
Definisi ini mengandung tujuh konsep kunci yaitu proses, pesan, jaringan,
saling tergantung, hubungan, lingkungan dan ketidakpastian.
1. Proses
Suatu organisasi adalah suatu sistem terbuka yang
dinamis yang menciptakan dan saling menukar pesan di antara anggotaya. Karena
gejala menciptakan dan menukar informasi ini berjalan terus-menerus dan tidak
ada henti-hentinya maka dikatakan sebagai seuatu proses.
2. Pesan
Yang dimaksud dengan pesan adalah susunan simbol
yang penuh arti tentang orang objek, kejadian yang dihasilkan oleh interaksi
dengan orang.
Untuk berkomunikasi seseorang harus sanggup
menyusun suatu gambaran mental, memberi gambaran itu nama dan mengembangkan
suatu perasaan terhadapnya. Komunikasi tersebut efektif kalau pesan yang
dikirimkan itu di artikan sama dengan apa yang dimaksudkan oleh si pengirim.
Misalnya, seseorang pimpinan melihat pekerjaannya bawahannya tidak beres, lalu berkata dengan suara keras apa
ini pekerjaan kamu sambil memukul meja. Isi pesan ini adalah pernyataan rasa
marah terhadap kesalahan bawahannya itu. Bila bawahannya yang menerima pesan
itu mengartikan bahwa pimpinannya marah karena pekerjaan itu berati bahwa pesan
itu efektif. Simbol-simbol yang digunakan dalam pesan dapat berupa verbal dan
nonverbal.
Dalam komunikasi organisasi mempelajari ciptaan dan
pertukaran pesan dalam seluruh organisasi. Pesan dalam organisasi ini dapat
dilihat menurut beberapa klasifikasi, yang berhubbungan dengan bahasa, penerima
yang dimaksud, metode difusi, dan arus tujuan dari pesan.
Pengklasifikasian pesan menurut bahasa dapat pula
dibedakan atas pesan verbal dan nonverbal. Pesan verbal dalam organisasi
misalnya seperti surat, memo, pidato, percakapan. Sedangkan pesan nonverbal
dalam organisasi terutama sekali yang tidak diucapkan atau tidak ditulis
seperti, bahasa gerakan badan, sentuhan, nada suara, ekspresi wajah dan
sebagainya.
Klasifkasi pesan menurut penerima yang diharapkan
dapat pula dibedakan atas pesan internal dan eksternal. Pesan internal khusus
dipakai karyawan dalam organisasi misalnya, memo, buletin, dan rapat-rapat.
Sedangkan sistem terbuka yang berkaitan dengan lingkungan dan masyarakat umum.
Pesan eksternal ini misalnya iklan, usaha hubungan dengan masyarakat, usaha
mengenai penjualan atau pelayan.
Pesan dapat pula diklasifikasikan menurut bagaimana
pesan ini disebarluaskan atau metode difusi. Kebanyakan komunikasi organisasi
disebarluaskan dengan menggunakan perangkat keras untuk dapat berfungsi
tergantung kepada alat-alat elektronik dan tenaga listrik. Misalnya pesan yang
diampaikan melalui telepon, teleks, radio, vedeotape, komputer dan sebagainya.
Sedangkan pesan yang menggunakan metode perangkat lunak tergantung kepada
kemampuan dan ketrampilan dari individu terutama dalam berfikir, menulis,
berbicara, dan mendengar agar dapat berkomunikasi satu sama lain. Termasuk
dalam metoda perangkat lunak ini komunikasi lisan secara berhadapan, percakapan
dalam rapat-rapat interview, diskusi dan kegiatan tulis menulis seperti surat,
nota, laporan, ususlan, dan pedoman.
Klasifikasi pesan yang terakhir adalah berdasarkan
tujuan daripada pengiriman dan penerimaan pesan. Atau dengan kata lain mengapa
pesan dikirim dan diterima dalam organisasi.
3. Jaringan
Organisasi terdiri dari satu seri orang yang
tiap-tiapnya menduduki posisi atau peranannya tertentu dalam organisasi.
Ciptaan dan pertukaran pesan dari orang-orang ini sesamanya terjadi melewati
suatu set jalan kecil yang dinamakan jaringan komunikasi. Suatu jaringan
komunikasi ini mungkin mencakup hanya dua orang, beberapa orang, atau
keseluruhan organisasi. Hakikat dan luas jaringan ini dipengaruhi oleh banyak
faktor antara lain, hubungan peranan, arah dan arus pesan, hakikat seri dari
arus pesan, dan isi dari pesan.
Peranan tingkah laku dalam organisasi menentukkan
siapa yang menduduki posisi atau pekerjaan tertentu baik dinyatakan secara
formal maupun informal. Misalnya seorang pegawai mungkin digaji sebagai sekretaris
dan dikatakan tugas-tugas jabatannya sperti mengetik, membuat catatan,
menyampaikan pesan dan menentukan perjanjian. Ini adalah peranan resmi dari
seorang sekretaris. Perananan formal ini mempengaruhi kepada karyawan
berkomunikasi dalam pelaksanaan pekerjaannya. Misalnya, seorang sekretaris
mungkin bertanya kepada atasannya mengenai kesalahan pengarsipan, mungkin juga
makan siang bersama sekretaris lainnya atau mungkin mensupervisis personil
lainnya. Di samping berkomunikasi dengan orang melalui saluran formal selama
dalam pekerjaan, sekretaris tersebut mungkint juga berbicara dengan karyawan tertentu
dari bagian atau departemen lain tentang kejadian yang tidak ada hubungannya
dengan pekerjaannya atau mungkin mengenai desas-desus bosnya masing-masing.
Dalam kasus terakhir ini sekretaris tersebut berkomunikasi secara informal
melalui jaringan informal. Barangkali kebanykan komunikasi dalam organisasi
tidaklah mengikuti pola yang sudah ditentukkan dalam organisasi tidaklah
mengikuti pola yang sudah ditentukkan dalamm organisasi seperti halnya dalam
contoh komukasi sekretaris tersebut.
Faktor kedua yang mempengaruhi hakikat dan luas
jaringan komunikasi adalah dari jaringan. Secara tradisional ada tiga
klasifikasi arah jaringan komunikasi ini yaitu, komunikasi kepada bawahan,
komunikasi kepada atasan dan komunikasi horison. Komunikasi yang dari atasan
ini biasanya berkenaan dengan tugas-tugas atau pemeliharaan organisasi seperti
pengarahan, tujuan, perintah, disiplin atau pertanyaan. Sedangakan komunikasi dari
bawahan biasanya untuk tujuan-tujuan tertentu seperti mengajukan pertanyaan
memberikan balikan atau memberikan saran-saran. Komunikasi horisontal biasanya berhubungan
dengan pemecahan masalah koordinasi, penyelesainan konflik dan desan-desus.
Faktor terakhir yang mempengaruhi jaringan
komunikasi adalah proses serial dari pesan. Proses serial ini adalah suatu istilah
komunikasi yang maksudnya selangkah demi selangkah atau dari orang kepada orang
lain. Bayangkan misalnya seorang pimpinan mengirimkan pesan secara lisan kepada
seorang bawahannya melalui temannya atau menyampaikan pesan itu secara
berantai. Biasanya pesan yang diterima dengan cara ini tidak persis sama
sampainya kepada orang yang dituju. Adakalanya pesan itu hilang sebagaian di
jalan atau tidak lengkap, adakalanya ditambah tambah sehingga artinya mungkin
jauh berbeda atau berubah. Makin banyak seri yang dilalui pesan, makin banyak
kemungkinan pesan itu ditambah atau hilang atau dipertajam.
4. Keadaan saling tergantung
Konsep kunci komunikasi organisasi keempat adalah
keadaan yang saling tergantung satu bagian dengan bagian lainnya. Hal ini telah
menjadi sifat dari organisasi yang merupakan suatu sistem terbuka. Bila suatu
bagian dari organisasi mengalami gangguan maka akan berpengaruh kepada bagian
lainnya dan mungkin juga kepada seluruh sistem organisasi. Begitu juga halnya
dengan jaringan komunikasi dalam suatu organisasi. Begitu juga halnya dengan
jaringan komunikasi dalam suatu organisasi saling melengkapai. Implikasinya,
bila pimpinan membuat suatu keputusan harus memperhitungkan implikasi keputusan
itu terhadap organisasinya secara menyeluruh.
5. Hubungan
Konsep kunci yang kelima dari komunikasi organisasi
adalah hubungan karena organisasi merupakan suatu sistem terbuka, sistem
kehidupan sosial maka untuk berfungsinya bagian-bagian itu terletak pada tangan
manusia. Dengan kata lain jaringan melalui mana jalannya pesan dalam suatu
organisasi dihubungkan oleh manusia. Oleh karena itu hubungan manusia dalam
organisasi yang memfokuskan kepada tingkah laku komukasi dari orang yang
terlibat dalam suatu hubungan perlu dipelakari. Sikap, skill, moral dari seseorang pengawas misalnya mempengaruhi dan
dipengaruhi yang bersifat organisasi. Hubungan manusia dalam organisasi
berkisar mulai yang sederhana yaitu hubungan di antara dua orang atau dyadic sampai kepada hubungan yang
kompleks yaitu hubungan dalam kelompok-kelompok kecil, maupun besar, dalam
organisasi. Thayer (dalam Khomsahrial Romli, 2011:19) membedakan hubungan ini
menjadi hubungan yang bersifat individu, kelmpk dan hubungan organisasi. Lain
halnya dengan Pace dan Bozen (dalam Khomsahrial Romli, 2011:19) mereka menggunkan istilah hubungan
interpersonal terhadap komunikasi yang terjadi dalam hubungan tatap muka. Dia
membedakan empat macam komunikasi yaitu komunikasi dyadic (antara 2 orang), komunikasi serial yaitu komunikasi dyadic yang diperluas berupa satu seri,
komunikasi kelompok kecil yaitu komunikasi antara 3-12 orang dan komunikasi audience atau komunikasi kelompk besar
yang terdiri dari 13 orang lebih.
6. Lingkungan
Yang dimaksud dengan lingkungan adalah semua
totalitas secara fisik dan faktor sosial yang diperhitungkan dalam pembuatan
keputusan mengenai indivisu dalam suatu sistem. Lingkungan ini dapat dibedakan
atas lingkungan internal dan lingkungan eksternal. Yang dtermasuk lingkungan
internal adalah personalia (karyawan), staf, golongan fungsional dari
organisasi dan komponen organiasi lainnya seperti tujuan, produk, dan
sebagainya. Sedangkan lingkungan eksternal dari organsiasi adalah langganan,
leveransi, saingan dan teknologi.
Komunikasi organisasi terutama berkenan dengan
transaksi yang terjadi dalam lingkungan internal organiasi yang terdiri dari
organisasi dan kulturnya, dan antara organisasi itu dengan lingkungan
eksternalnya. Yang dimaksud dengan kultur organisasi adalah pola kepercayaan
dan harapan dari anggota organisasi yang menghasilkan norma-norma yang
membentuk tingkah laku individu dan kelompok dalam organisasi.
Organisasi sebagai sistem terbuka harus
berinteraksi dengan lingkungan eksternal seperti, teknologi, ekonomi,
undang-undang, dan faktor sosial. Dewasa ini organisasi harus memonitor faktor
lingkungan yang berubah-ubah, maka organisasi memerlukan informasi baru.
Informasi ini harus dapat mengatasi perubahan dalam lingkungan dengan
menciptakan dan pertukaran pesan baik secara internal dalam unit-unit yang
relevaan maupunnn terhadap kepentingan umum secara ekternal.
7. Ketidakpastian
Yang dimaksudkan dengan ketidakpastian adalah
perbedaan informasi yang tersedia dengan informasi yang diharapkan. Misalnya suatu organisasi
memerlukan informasi mengenai aturan pemerintah yang berpengaruh kepada
produksi barang-barangnya. Jika organisasi ini banyak informasi menganai hal
ini maka mereka akan lebih pasif dalam memproduksi hasil organisasinya yang
sesuai dengan standar yang ditentukkan oleh pemerintah tetapi bila mereka tidak
memperoleh informasi tersebut maka mereka ragu-ragu memproduksi
barang-barangnya apakah sesuai dengan standar yang ditentukkan.
Untuk mengurangi faktor ketidakpastian ini
organisasi menciptakan dan menukar pesan di antara anggota, melakukan suatu
penelitian, pengembangan organisasi, dan menghadapai tugas-tugas yang kompleks
yang integrasi yang tinggai.
Ketidakpastian dalam suatu organsisasi juga
disebabkan oleh terlalu banyak informasi yang diterima daripada sesungguhnya
diperlukan untuk menghadapai lingkungan mereka. Oleh karena itu salah satu
urusan utama dari komunikasi organisasi adalah menentukkan dengan tepat berapa
banyak informasi yang diperlukan untuk mengurangi ketidakpastian tanpa
informasi yang berkebih-lebihan. Jadi ketidakpastian daoat disebabkan oleh
terlalu sedikit informasi yang diperlukan dan juga karena terlalu banyak yang
diterima (Khomsahrial Romli, 2011:13-20)
Daftar Pustaka
Arni Muhammad. 2009. Komunikasi Organisasi. Jakarta: Bumi
Aksara
Jalaluddin Rakhmat. 2007. Psikologi Komunikasi. Bandung : PT
Remaja Rosdakarya
Komsahrial Romli.
2011. Komunikasi Organisasi Lengkap.
Jakarta: Grasindo
Koplan, David &
Maners, Albert A. 2002. Teori Budaya.
Terjemahan Landung Simatupang, Yogyakarta: Pustaka Pelajar
Lincoln, Yvonna S.
& Guba, Egon G. 1985. Naturalistic
Inquiry. London New Delhi: Sage Publicatons Beverly Hills
Little. John,
Stephen.W. 1999. Theories Of Human
Coummunication (edisi 6) USA: Wadswaorth Publishing Company
Pace, R. Wayne. Faules, Don. F. 2006. Komunikasi
Organisasi. Bandung : PT Remaja Rosdakarya
Sutopo, H.B. 2002. Metodologi Penelitian Kualitatif Dasar Teori
dan Aplikasi Praktisnya. Surakarta,
Indonesia: Sebelas Maret University Press
0 comments:
Post a Comment