Cari Blog Ini

Minggu, 10 Juni 2012

Komunikasi Organisasi


 Komunikasi Organisasi
Organisasi berasal dari bahasa latin organizare, yang secara harfiah berati paduan dari bagian-bagian yang satu sama lainnya bergantung. Di antara para ahli ada yang menyebut paduan sistem, ada juga yang menamakannya sarana. Korelasi antara ilmu komunikasi dengan organisasi terletak pada peninjauannya yang terfokus kepada manusia-manusia yang terlibat dalam mencapai organisasi itu. Ilmu komunikasi mempertanyakan bentuk komunikasi apa yang berlangsung dalam organisasi, metode dan teknik apa yang digunakan, media apa yang dipakai, bagaimana prosesnya, faktor-faktor apa yang menghambatnya, dan sebaginya. Jawaban dari pertanyaan-pertanyaan tersebut adalah untuk bahan telah untuk selanjutnya menyajikan suatu persepsi komunikasi bagi suatu organisasi tertrntu berdasarkan jenis organisasi, sifat organisasi, dan lingkup organisasi dengan memperhitungkan situasi tertentu pada saat komunikasi dilancarkan.
 Menurut Wiryanto (dalam Khomsahrial Romli, 2011:2) Komunikasi organisasi adalah pengiriman dan penerimaan berbagai pesan organisasi di dalam kelompok formal maupun informal dari suatu organisasi. Komunikasi formal adalah komunikasi yang disetujui oleh organisasi itu sendiri dan sifatnya berorientasi kepentingan organisasi. Isinya berupa cara kerja di dalam organisasi, produktivitas, dan berbagai pekerjaan yang harus dilakukan dalam organisasi. Misalnya: memo, kebijakan, pernyataan, jumpa pers, dan surat-surat resmi. Adapun komunikasi informal adalah komunikasi yang disetujui secara sosial. Orientasinya bukan pada organisasi, tetapi lebih kepada anggotanya secara individual.
Korelasi antara ilmu komunikasi dengan organisasi terletak pada peninjauannya yang terfokus kepada manusia-manusia yang terlibat dalam mencapai tujuan organisasi itu. Ilmu komunikasi mempertanyakan bentuk komunikasi apa yang berlangsung dalam organisasi, metode dan teknik apa yang dipergunakan, media apa yang dipakai, bagaimana prosesnya, faktor-faktor apa yang menjadi penghambat, dan sebagainya. Jawaban-jawaban bagi pertanyaan-pertanyaan tersebut adalah untuk bahan telaah untuk selanjutnya menyajikan suatu konsepsi komunikasi bagi suatu organisasi tertentu berdasarkan jenis organisasi, sifat organisasi, dan lingkup organisasi dengan memperhitungkan situasi tertentu pada saat komunikasi dilancarkan.
Goldhaber (dalam Khomsahrial Romli, 2011:13) memberi definisi komunikasi organisasi adalah proses menciptakan dan saling menukar pesan dalam satu jaringan hubungan yang saling tergantung satu sama lain untuk mengatasi lingkungan yang tidak pasti atau selalu berubah-ubah. Definisi ini mengandung tujuh konsep kunci yaitu proses, pesan, jaringan, saling tergantung, hubungan, lingkungan dan ketidakpastian.
1.      Proses
Suatu organisasi adalah suatu sistem terbuka yang dinamis yang menciptakan dan saling menukar pesan di antara anggotaya. Karena gejala menciptakan dan menukar informasi ini berjalan terus-menerus dan tidak ada henti-hentinya maka dikatakan sebagai seuatu proses.
2.      Pesan
Yang dimaksud dengan pesan adalah susunan simbol yang penuh arti tentang orang objek, kejadian yang dihasilkan oleh interaksi dengan orang.
Untuk berkomunikasi seseorang harus sanggup menyusun suatu gambaran mental, memberi gambaran itu nama dan mengembangkan suatu perasaan terhadapnya. Komunikasi tersebut efektif kalau pesan yang dikirimkan itu di artikan sama dengan apa yang dimaksudkan oleh si pengirim. Misalnya, seseorang pimpinan melihat pekerjaannya bawahannya tidak  beres, lalu berkata dengan suara keras apa ini pekerjaan kamu sambil memukul meja. Isi pesan ini adalah pernyataan rasa marah terhadap kesalahan bawahannya itu. Bila bawahannya yang menerima pesan itu mengartikan bahwa pimpinannya marah karena pekerjaan itu berati bahwa pesan itu efektif. Simbol-simbol yang digunakan dalam pesan dapat berupa verbal dan nonverbal.
Dalam komunikasi organisasi mempelajari ciptaan dan pertukaran pesan dalam seluruh organisasi. Pesan dalam organisasi ini dapat dilihat menurut beberapa klasifikasi, yang berhubbungan dengan bahasa, penerima yang dimaksud, metode difusi, dan arus tujuan dari pesan.
Pengklasifikasian pesan menurut bahasa dapat pula dibedakan atas pesan verbal dan nonverbal. Pesan verbal dalam organisasi misalnya seperti surat, memo, pidato, percakapan. Sedangkan pesan nonverbal dalam organisasi terutama sekali yang tidak diucapkan atau tidak ditulis seperti, bahasa gerakan badan, sentuhan, nada suara, ekspresi wajah dan sebagainya.
Klasifkasi pesan menurut penerima yang diharapkan dapat pula dibedakan atas pesan internal dan eksternal. Pesan internal khusus dipakai karyawan dalam organisasi misalnya, memo, buletin, dan rapat-rapat. Sedangkan sistem terbuka yang berkaitan dengan lingkungan dan masyarakat umum. Pesan eksternal ini misalnya iklan, usaha hubungan dengan masyarakat, usaha mengenai penjualan atau pelayan.
Pesan dapat pula diklasifikasikan menurut bagaimana pesan ini disebarluaskan atau metode difusi. Kebanyakan komunikasi organisasi disebarluaskan dengan menggunakan perangkat keras untuk dapat berfungsi tergantung kepada alat-alat elektronik dan tenaga listrik. Misalnya pesan yang diampaikan melalui telepon, teleks, radio, vedeotape, komputer dan sebagainya. Sedangkan pesan yang menggunakan metode perangkat lunak tergantung kepada kemampuan dan ketrampilan dari individu terutama dalam berfikir, menulis, berbicara, dan mendengar agar dapat berkomunikasi satu sama lain. Termasuk dalam metoda perangkat lunak ini komunikasi lisan secara berhadapan, percakapan dalam rapat-rapat interview, diskusi dan kegiatan tulis menulis seperti surat, nota, laporan, ususlan, dan pedoman.
Klasifikasi pesan yang terakhir adalah berdasarkan tujuan daripada pengiriman dan penerimaan pesan. Atau dengan kata lain mengapa pesan dikirim dan diterima dalam organisasi.
3.      Jaringan
Organisasi terdiri dari satu seri orang yang tiap-tiapnya menduduki posisi atau peranannya tertentu dalam organisasi. Ciptaan dan pertukaran pesan dari orang-orang ini sesamanya terjadi melewati suatu set jalan kecil yang dinamakan jaringan komunikasi. Suatu jaringan komunikasi ini mungkin mencakup hanya dua orang, beberapa orang, atau keseluruhan organisasi. Hakikat dan luas jaringan ini dipengaruhi oleh banyak faktor antara lain, hubungan peranan, arah dan arus pesan, hakikat seri dari arus pesan, dan isi dari pesan.
Peranan tingkah laku dalam organisasi menentukkan siapa yang menduduki posisi atau pekerjaan tertentu baik dinyatakan secara formal maupun informal. Misalnya seorang pegawai mungkin digaji sebagai sekretaris dan dikatakan tugas-tugas jabatannya sperti mengetik, membuat catatan, menyampaikan pesan dan menentukan perjanjian. Ini adalah peranan resmi dari seorang sekretaris. Perananan formal ini mempengaruhi kepada karyawan berkomunikasi dalam pelaksanaan pekerjaannya. Misalnya, seorang sekretaris mungkin bertanya kepada atasannya mengenai kesalahan pengarsipan, mungkin juga makan siang bersama sekretaris lainnya atau mungkin mensupervisis personil lainnya. Di samping berkomunikasi dengan orang melalui saluran formal selama dalam pekerjaan, sekretaris tersebut mungkint juga berbicara dengan karyawan tertentu dari bagian atau departemen lain tentang kejadian yang tidak ada hubungannya dengan pekerjaannya atau mungkin mengenai desas-desus bosnya masing-masing. Dalam kasus terakhir ini sekretaris tersebut berkomunikasi secara informal melalui jaringan informal. Barangkali kebanykan komunikasi dalam organisasi tidaklah mengikuti pola yang sudah ditentukkan dalam organisasi tidaklah mengikuti pola yang sudah ditentukkan dalamm organisasi seperti halnya dalam contoh komukasi sekretaris tersebut.
Faktor kedua yang mempengaruhi hakikat dan luas jaringan komunikasi adalah dari jaringan. Secara tradisional ada tiga klasifikasi arah jaringan komunikasi ini yaitu, komunikasi kepada bawahan, komunikasi kepada atasan dan komunikasi horison. Komunikasi yang dari atasan ini biasanya berkenaan dengan tugas-tugas atau pemeliharaan organisasi seperti pengarahan, tujuan, perintah, disiplin atau pertanyaan. Sedangakan komunikasi dari bawahan biasanya untuk tujuan-tujuan tertentu seperti mengajukan pertanyaan memberikan balikan atau memberikan saran-saran. Komunikasi horisontal biasanya berhubungan dengan pemecahan masalah koordinasi, penyelesainan konflik dan desan-desus.
Faktor terakhir yang mempengaruhi jaringan komunikasi adalah proses serial dari pesan. Proses serial ini adalah suatu istilah komunikasi yang maksudnya selangkah demi selangkah atau dari orang kepada orang lain. Bayangkan misalnya seorang pimpinan mengirimkan pesan secara lisan kepada seorang bawahannya melalui temannya atau menyampaikan pesan itu secara berantai. Biasanya pesan yang diterima dengan cara ini tidak persis sama sampainya kepada orang yang dituju. Adakalanya pesan itu hilang sebagaian di jalan atau tidak lengkap, adakalanya ditambah tambah sehingga artinya mungkin jauh berbeda atau berubah. Makin banyak seri yang dilalui pesan, makin banyak kemungkinan pesan itu ditambah atau hilang atau dipertajam.
4.      Keadaan saling tergantung
Konsep kunci komunikasi organisasi keempat adalah keadaan yang saling tergantung satu bagian dengan bagian lainnya. Hal ini telah menjadi sifat dari organisasi yang merupakan suatu sistem terbuka. Bila suatu bagian dari organisasi mengalami gangguan maka akan berpengaruh kepada bagian lainnya dan mungkin juga kepada seluruh sistem organisasi. Begitu juga halnya dengan jaringan komunikasi dalam suatu organisasi. Begitu juga halnya dengan jaringan komunikasi dalam suatu organisasi saling melengkapai. Implikasinya, bila pimpinan membuat suatu keputusan harus memperhitungkan implikasi keputusan itu terhadap organisasinya secara menyeluruh.
5.      Hubungan
Konsep kunci yang kelima dari komunikasi organisasi adalah hubungan karena organisasi merupakan suatu sistem terbuka, sistem kehidupan sosial maka untuk berfungsinya bagian-bagian itu terletak pada tangan manusia. Dengan kata lain jaringan melalui mana jalannya pesan dalam suatu organisasi dihubungkan oleh manusia. Oleh karena itu hubungan manusia dalam organisasi yang memfokuskan kepada tingkah laku komukasi dari orang yang terlibat dalam suatu hubungan perlu dipelakari. Sikap, skill, moral dari seseorang pengawas misalnya mempengaruhi dan dipengaruhi yang bersifat organisasi. Hubungan manusia dalam organisasi berkisar mulai yang sederhana yaitu hubungan di antara dua orang atau dyadic sampai kepada hubungan yang kompleks yaitu hubungan dalam kelompok-kelompok kecil, maupun besar, dalam organisasi. Thayer (dalam Khomsahrial Romli, 2011:19) membedakan hubungan ini menjadi hubungan yang bersifat individu, kelmpk dan hubungan organisasi. Lain halnya dengan Pace dan Bozen (dalam Khomsahrial Romli, 2011:19)  mereka menggunkan istilah hubungan interpersonal terhadap komunikasi yang terjadi dalam hubungan tatap muka. Dia membedakan empat macam komunikasi yaitu komunikasi dyadic (antara 2 orang), komunikasi serial yaitu komunikasi dyadic yang diperluas berupa satu seri, komunikasi kelompok kecil yaitu komunikasi antara 3-12 orang dan komunikasi audience atau komunikasi kelompk besar yang terdiri dari 13 orang lebih.
6.      Lingkungan
Yang dimaksud dengan lingkungan adalah semua totalitas secara fisik dan faktor sosial yang diperhitungkan dalam pembuatan keputusan mengenai indivisu dalam suatu sistem. Lingkungan ini dapat dibedakan atas lingkungan internal dan lingkungan eksternal. Yang dtermasuk lingkungan internal adalah personalia (karyawan), staf, golongan fungsional dari organisasi dan komponen organiasi lainnya seperti tujuan, produk, dan sebagainya. Sedangkan lingkungan eksternal dari organsiasi adalah langganan, leveransi, saingan dan teknologi.
Komunikasi organisasi terutama berkenan dengan transaksi yang terjadi dalam lingkungan internal organiasi yang terdiri dari organisasi dan kulturnya, dan antara organisasi itu dengan lingkungan eksternalnya. Yang dimaksud dengan kultur organisasi adalah pola kepercayaan dan harapan dari anggota organisasi yang menghasilkan norma-norma yang membentuk tingkah laku individu dan kelompok dalam organisasi.
Organisasi sebagai sistem terbuka harus berinteraksi dengan lingkungan eksternal seperti, teknologi, ekonomi, undang-undang, dan faktor sosial. Dewasa ini organisasi harus memonitor faktor lingkungan yang berubah-ubah, maka organisasi memerlukan informasi baru. Informasi ini harus dapat mengatasi perubahan dalam lingkungan dengan menciptakan dan pertukaran pesan baik secara internal dalam unit-unit yang relevaan maupunnn terhadap kepentingan umum secara ekternal.
7.      Ketidakpastian
Yang dimaksudkan dengan ketidakpastian adalah perbedaan informasi yang tersedia dengan informasi  yang diharapkan. Misalnya suatu organisasi memerlukan informasi mengenai aturan pemerintah yang berpengaruh kepada produksi barang-barangnya. Jika organisasi ini banyak informasi menganai hal ini maka mereka akan lebih pasif dalam memproduksi hasil organisasinya yang sesuai dengan standar yang ditentukkan oleh pemerintah tetapi bila mereka tidak memperoleh informasi tersebut maka mereka ragu-ragu memproduksi barang-barangnya apakah sesuai dengan standar yang ditentukkan.
Untuk mengurangi faktor ketidakpastian ini organisasi menciptakan dan menukar pesan di antara anggota, melakukan suatu penelitian, pengembangan organisasi, dan menghadapai tugas-tugas yang kompleks yang integrasi yang tinggai.
Ketidakpastian dalam suatu organsisasi juga disebabkan oleh terlalu banyak informasi yang diterima daripada sesungguhnya diperlukan untuk menghadapai lingkungan mereka. Oleh karena itu salah satu urusan utama dari komunikasi organisasi adalah menentukkan dengan tepat berapa banyak informasi yang diperlukan untuk mengurangi ketidakpastian tanpa informasi yang berkebih-lebihan. Jadi ketidakpastian daoat disebabkan oleh terlalu sedikit informasi yang diperlukan dan juga karena terlalu banyak yang diterima (Khomsahrial Romli, 2011:13-20)
Daftar Pustaka
Arni Muhammad. 2009. Komunikasi Organisasi. Jakarta: Bumi Aksara
Jalaluddin Rakhmat. 2007. Psikologi Komunikasi. Bandung : PT Remaja Rosdakarya
Komsahrial Romli. 2011. Komunikasi Organisasi Lengkap. Jakarta: Grasindo
Koplan, David & Maners, Albert A. 2002. Teori Budaya. Terjemahan Landung Simatupang, Yogyakarta: Pustaka Pelajar
Lincoln, Yvonna S. & Guba, Egon G. 1985. Naturalistic Inquiry. London New Delhi: Sage Publicatons Beverly Hills
Little. John, Stephen.W. 1999. Theories Of Human Coummunication (edisi 6) USA: Wadswaorth Publishing Company
Pace, R. Wayne. Faules, Don. F.  2006. Komunikasi Organisasi. Bandung : PT Remaja Rosdakarya
Sutopo, H.B. 2002. Metodologi Penelitian Kualitatif Dasar Teori dan Aplikasi Praktisnya.  Surakarta, Indonesia: Sebelas Maret University Press

0 komentar:

Poskan Komentar